町内会・自治会

回覧板を回すお願いの例文紹介!早く回す方法や戻ってこない時の対処法は?

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自治会や町内会に入っていたら回ってくる回覧板。

 

回覧板を回す立場になり回覧板がなかなか戻ってこないとうまく回っているのか、情報が共有できているのか、気になりますね。

うまく回らないとアンケートや行事の期日が過ぎてしまった…なんてことになったら意味がないし困ってしまいます。

わざと回覧板を回さない人はいないかもしれませんが、どうしても忙しかったり、忘れてしまっていたり、ご家庭の事情もいろいろあるかもしれません。

 

何もせず回覧板を回していてなかなか戻ってこない時にはできるだけスムーズに情報共有してもらう為に、まずはみんなに早く回してもらえるようお願いする文書をつけてみましょう。

それでも戻ってこない時は?滞る前に早く回覧板を回す方法はないの?ってなりますよね、他の町内会でも実践されている事を少しお話します。

 

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回覧板を回すお願いの例文紹介!

回覧板には意外と大事な内容が記載してあったりするもの…。

できるだけ早くみんなに見てもらわないと困ってしまうこともあるかもしれません。

また、戻ってこないと誰が読んでくれたのかも把握できなくて困ってしまいますよね。

 

そんな事にならないよう、内容が記載されている文面と別に早く回覧板を回してほしいというお願いの文章をつけましょう。

そうすることによって、早く回さないといけないなと相手側にも伝わりますね。

 

お願い文を作成するにあたって、短く簡潔にわかりやすく書く事を心がけましょう。

 

回覧板はいろんな年代の人が読むもの。

中にはお仕事や忙しい人や、家庭の事情でなかなか回覧板に目が通せない家庭もあるかもしれません。

長々と難しい文章が書かれていたら、せっかく書いたお願い文を読む前から読む気が無くなってしまいます。

 

例文をいくつか紹介しますね。

 

〇年〇月〇日

回覧回収に伴うお願い

今回の回覧板の期日は〇〇日となっております。

できるだけ早く皆様の手に渡りますようお忙しいとは思いますが、ご協力のほどよろしくお願い致します。

〇年〇月〇日

回覧回収のお願いについて

回収期日 / 〇年〇月〇日

回覧到着後〇日以内に回して頂きますようご協力お願いします。

〇年〇月〇日

〇〇についてお知らせ

〇〇〇〇(行事名等)が〇日にありますので、〇日までに班長宅まで戻していただくようお願い致します。

 

普通に回覧板を回すよりも、こういうお願いの文章を付けることによって戻ってくるようになったという例も実際にあります。

文末に「ご不明点等ありましたら〇〇まで」「期日内が難しい場合は〇〇まで」と添えてあげると、相手を無理させる事もないかもしれません。

 

表紙に「〇日までにお願いします」とシンプルに手書きで書いて貼っておくと、事務感も少なく、中をあけなくてもよくわかるのでいいかもしれませんね。

 

また、季節ごとに回覧板の挨拶をいちいち考えたくない方のために、月ごとの挨拶文をまとめている記事もあるので、よければ参考にしてみてください。

⇒町内会の回覧板あいさつ文の例文紹介!季節の挨拶やテンプレートあり!

 

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回覧板を早く回す方法はある?

急いで読んでもらいたい内容などがのっているときなど…そもそも回覧板を早く回す方法はあるのでしょうか?

回覧板を早く回してもらうには、基本的には”早く回してほしい”ということを伝えるしかないでしょう。

回覧板を早く回す為に、伝える以外にできることを少しだけお伝えします!

 

期日を決める

回覧の開始日や、いつまでに回してほしいかの期日を決めると早く回ってきやすいようです。

 

お仕事をされてる家庭や、子供がいる家庭など、ついつい後回しにしてしまいがちですが、期日を記載することによって「あ、先にやってしまおう」と思ってもらえやすくなるのですね。

 

また期日を書いた下に赤いアンダーライン等を引いて、強調することも1つの方法です。

一番最初に”至急”と記載するのも、いいですね!

 

回覧印を押すところに日付を記入してもらう

その町内会などにもよるようですが、回覧印を押すところがなければ見た後に印鑑を押してもらう表を作りましょう。

 

もともと回覧印をおすところがある場合はそこに日付を記載してもらうようにしたらいいですね。

そうすることによって早く回そうと思ってもらえるでしょうし、どこでどのくらい止まっているかがわかりやすくなります。

 

印鑑を押すところに〇/〇と日付をかけるところをわかりやすく作るようにしましょう。

 

回す順番を変える

どこで止まっているかがわかれば、回覧板を回す順番を変えてしまいましょう。

すぐに回してくれるところや、日中も在宅傾向にある家などは最初の方に回し、どうしても止まってしまいがちなお宅は最後の方に回しましょう。

 

回す順番もあまりに遠いお宅へ届けに行かなくちゃいけないということもないように、注意しながら変えなければいけないので大変かもしれませんが、これである程度のところまではスムーズに回るようになるでしょう。

 

もし、順番を変えることにした場合、順番が変わったことも書面かなにかできちんと伝えるようにしましょうね。

 

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回覧板が戻ってこない時の対処法について

どれだけ早く回してもらえるようお願いしたり、班長が努力しても、どうしても戻ってこないこともあるでしょう。

回覧板が戻ってこなくてどこで止まっているかわからない場合は、最後の家から順番にどこにあるか聞くようにしましょう。

ポイントは必ず最後のお宅から聞いていくこと。

 

その際に「回覧板が戻ってきていなくてこまっている…」ときちんと伝えるようにしましょうね。

 

そもそも回覧板が戻ってこない。なんてことにならないためにはどうしたらいいのでしょうか?

いくつかお伝えしていきます。

 

なかなか回してもらえない家だけ別で伝える

どうしてもお仕事や家庭事情でスムーズに回せないお宅もあるでしょう。

そのお宅が分かっている場合、そのお宅だけ別で回覧板の内容を伝える方法もあります。

 

コピーを用意して渡す等して、別途で伝えると回覧板が止まることはありません。

いきなり回覧板が回ってこなくなったらびっくりしてしまうので、別で伝えるようにする場合は、そのお宅へちゃんと伝えるようにしましょうね。

 

回覧板の数を増やす

回覧板を回す件数が多い場合には何個かに分けて回すのも1つの方法です。

実際に件数が多いところでは何個かにわけて回していることもあるそう。

 

回覧板をいくつかに分けて回す場合でも、回す順番や回覧印など、他にできる対策は同時に行うようにしましょう。

 

掲示板や配布スタイルへ変える

共働き世帯が増えたりしたことも大きな要因なようですが、実は最近では回覧板自体が減ってきています。

 

回覧板がなくなったら、お知らせなどはどうしているのか?というと、町内の掲示板を作ったり、プリントにして配布する形をとっているところもあります。

今の時代メールやラインなどで対応しているところもあるようですが、ご高齢の方等が電子機器に対応できるか等全員が確認できる環境なのかは確認してからにしましょう。

メール等を利用しつつ、できないところにだけ配布する。等でもいいかもしれませんね。

 

ただ、回覧板のスタイルを廃止するには周りの方からの承諾ももちろん必要になるでしょう。

「今までずっとこれでやってきたのに!」「掲示板なんて見逃したらどうするの」と反対の声があがる可能性もあります。

もし廃止に向けて行動する場合はきちんと周りの人と話し合い、承諾を得てから行動するように注意しましょう。

 

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まとめ

班長など回覧板を回す立場になると、思っているより困りごとが出てきたりするものですね。

イベントごと等日付の決まっているものなら尚更早く伝えなければいけないものもありますし、せっかく回覧板をまわしているのになかなか回らず「内容を見ていない」となることもあるようなので、全員に確実に回るようにしておきたいですよね。

 

町内会や自治会は昔から続いているもので、昔からのやり方が残っているところもあります。

やり方を変えたり、個別で対応したりする際にはなかなかうまくいかない事も多いでしょう。

でも今の時代に合わせた動きになっていってる町内会や自治会があるのも事実です。

 

色々なやり方があるかもしれませんが全員が納得し、全員がいい形にするのは難しいかもしれませんが、犯人捜し等をするとご近所内で人間関係のトラブルになったりすることも…。

まずは回覧板がスムーズに返ってくるよう、お願いしたりと工夫をするところから始めてみるといいですね。